Het begon allemaal met de verzuchting van een psychiater in opleiding. ‘Ik weet niet meer wat ik ben, een psychiater of een administrateur?’ De jonge behandelaar bij de Amsterdamse ggz-instelling Arkin verwoordde wat veel hulpverleners precies zo voelden. Het was voor de raad van bestuur, in het bijzonder voor bestuurder Dick Veluwenkamp, de aanleiding om het roer om te gooien.
In januari 2019 startte Arkin ― samen met zorgverzekeraar Zilveren Kruis, VWS en de NZa ― een experiment om de regeldruk te verlagen. Twee ambulante teams kregen carte blanche om alleen die handelingen te registreren die ze belangrijk achtten voor de zorg. Oftewel: ze stopten met het schrijven van zogeheten indirecte tijd.
Dat betekent dat psychiater Nina Silvester, die werkt in een FACT-teams in Amsterdam-West, niet langer hoeft te noteren dat ze om 12.09 uur de huisarts niet aan de lijn heeft gekregen, dat ze om 14.28 uur een recept heeft gefaxt – iets wat ze soms twintig keer op een dag doet. Ook hoeft ze niet meer dagelijks in elk dossier te schrijven dat de patiënt is ‘besproken in het ochtendoverleg’.
‘Het kostte allemaal ontzettend veel tijd, ook vanwege de vele foutmeldingen en de traagheid en de omslachtigheid van het computersysteem. Aan het eind van elke dag was ik een uur bezig om elke minuut van de dag te verantwoorden in de agenda, annex declaratiesysteem. En die tijd kwam dan ook weer in de agenda. Het voelde echt zinloos.’
Werktempo
Het schrappen van deze registraties scheelt psychiaters 51 minuten per dag, blijkt uit het ontregelexperiment. Maar belangrijker, zegt Silvester, is dat behandelaren zich weer serieus genomen voelen. De verzekeraar vertrouwt op onze integriteit maar ook op onze expertise. We beslissen zelf weer wat zinvolle zorg is en hoeveel tijd we daaraan besteden.’
Ook het werkplezier is terug. ‘Meteen al in de eerste week van het experiment ontstonden discussies over basale vragen: wat is goede zorg? Waarom doen we de dingen zoals we ze doen? Die gesprekken zijn nuttig, maar ook leuk. We zijn weer aan het nadenken, en niet alleen aan het uitvoeren.’
Uit vragenlijsten die vóór en na het experiment zijn afgenomen, blijkt eveneens dat behandelaren beduidend tevredener zijn over de nieuwe manier van werken, zegt projectleider Caroline Bakker. ‘Ze zijn positiever over het werktempo, de hoeveelheid werk en de problemen waar ze tegenaan lopen, en nog belangrijker: ze vinden hun werk weer zinvol.’
In het verlengde hiervan daalde het ziekteverzuim met 30 procent, zegt Bakker. ‘De winst zit ‘m vooral in de stressgerelateerde klachten.’ Silvester: ‘In mijn team, zo’n achttien mensen, is dat goed te merken. We hebben al een hele tijd geen overspannen collega’s.’
Ook is er veel minder verloop, zegt Silvester. ‘We hadden eerst een chronisch tekort aan verpleegkundigen, psychologen en psychiaters. Altijd te veel patiënten en te weinig personeel. Nu hebben we veel minder vacatures.’
Behoud van personeel was van meet af aan een van de doelstellingen van het OntRegel-project, zegt Bakker. ‘Alle instellingen kampen met een tekort, waarbij de klacht van de behandelaren steevast luidt: we voelen ons te ver afgedreven van ons vak.’
Coronacrisis
Wat betekent de nieuwe manier van werken voor de patiëntenzorg? Die is erop vooruitgegaan, zegt Silvester, die werkt met patiënten met ernstige psychiatrische aandoeningen (EPA): ‘We hebben meer tijd voor wat we zelf The Big Five hebben gedoopt: behandelplan, signaleringsplan, lichamelijk onderzoek, regiebehandelaar en brief aan de huisarts. De plannen zijn meer up-to-date , veel meer patiënten hebben een somatische screening gehad en de huisarts krijgt nu standaard een brief over het behandelplan. Vroeger kwam dat er niet altijd van. Je had steeds het gevoel dat je tekortschoot, dat je achter de feiten aan liep.’
Ook ontstaat meer ruimte voor nieuwe behandelingen. Silvester: ‘Ik ben nu binnen FACT een behandelprogramma aan het opzetten voor mensen met persoonlijkheidsstoornissen. Dat gebeurt samen met het Nederlands Psychoanalytisch Instituut. Daar had ik vroeger nauwelijks tijd voor.’ De zorg mag dan beter op orde zijn, de behandeluitkomsten zijn echter niet verbeterd. ‘We hoopten dat de nieuwe manier van werken snel zou leiden tot minder opnames, minder gebruik van de crisisdienst en een kortere behandelduur, maar dat is in de cijfers nog niet terug te zien. Wel zijn de wachtlijsten in mijn team al gedaald.
We hebben meer handen aan het bed, zogezegd, ook omdat het verzuim en het verloop is afgenomen. Door de coronacrisis zijn de lijsten op dit moment weer gegroeid, maar dat komt wel weer goed.’
Zorgprestatiemodel
Het is overigens niet zo dat Arkin helemaal geen indirecte tijd meer schrijft. De registratielast is deels verschoven naar het backoffice, zegt Bakker. ‘Daar vullen ze de directe tijd aan met de indirecte minuten, alleen zijn die niet meer gespecificeerd. De verzekeraar vertrouwt erop dat behandelaren naar eer en geweten hun werk doen. Wel houdt Zilveren Kruis de vinger aan de pols omtrent de gevolgen voor de patiëntenzorg.’ GGZ Centraal en GGZ Friesland zijn inmiddels in de voetsporen van Arkin getreden en registreren minder indirecte tijd.
Bakker kan het alle instellingen aanraden: stap naar de zorgverzekeraar en ga het gesprek aan. ‘Verzekeraars zijn heus niet alleen geïnteresseerd in “snel en goedkoop”, ook zij vinden het van belang dat patiënten goed worden behandeld. Maar denk wel goed na over de invulling van de tijd die vrijkomt en betrek behandelaren daarbij. Wat vinden zij belangrijk? Achterstallig onderhoud wegwerken? Of misschien toch eerst de wachtlijsten aanpakken? Zorg ook dat de nieuwe werkwijze duurzaam is, dat die strookt met het zorgprestatiemodel dat over anderhalf jaar wordt ingevoerd.’
Dat niet meer instellingen de gang naar de verzekeraar hebben gemaakt, kan samenhangen met de plannen van VWS om registratie van indirecte tijd te schrappen voor alle forensische en gespecialiseerde ggz-instellingen. Het ministerie heeft in juni een brief hierover naar de Tweede Kamer gestuurd. De plannen passen binnen het eerder gelanceerde actieplan (Ont)Regel de zorg.
Bij Arkin werken inmiddels driehonderd behandelaren in de nieuwe stijl. Op dit moment, zegt Bakker, lopen de gesprekken over de ‘zorginhoudelijke ambities’ van de nieuwe teams. ‘Nu al horen we dat behandelaren meer ruimte en tijd in hun hoofd voelen.’